Manual de emissão de Nota Fiscal de Serviços São Paulo-SP

 

MANUAL SIMPLIFICADO PARA NFS DE SERVIÇOS e RETENÇÕES DE IMPOSTOS - PMSP

Glossário de termos utilizados:

PRESTADOR (A) – aquele que presta, executa ou realiza o serviço para empresa TOMADORA.

TOMADOR (A) – empresa que recebe ou solicita o serviço ao PRESTADOR.

NFS – Nota Fiscal de Serviços, eletrônica ou Manual. Podendo ser ‘Avulsa’, em alguns casos, de acordo com situação tributária do PRESTADOR e/ou com o município do PRESTADOR.

CCM – Cadastro do Contribuinte Mobiliário ou Cadastro Municipal do TOMADOR ou PRESTADOR junto à prefeitura onde a empresa estiver estabelecida. É a Prefeitura que define a regra do ISS em todos os municípios do Brasil (+/- 5.000 cidades no Brasil), desta forma quando o PRESTADOR não pertence à mesma prefeitura do TOMADOR haverá uma variação de mais de 5.000 opções de NFS e retenções. Nota: O PRESTADOR deverá consultar seu contador antes de emitir a NFS para TOMADOR de São Paulo.

CPOM – Cadastro de Prestador de Outro Município. Deve ser feito por todas as empresas estabelecidas em outras cidades que emitem NFS para empresas TOMADORAS de São Paulo. A própria empresa deve providenciar o cadastro e a regularização no site da PMSP, sob pena de retenções em São Paulo pela falta do cadastro.

RETENÇÃO de Impostos – Todos os impostos retidos (municipais ou federais) ficam sob responsabilidade do TOMADOR.

Informação sobre a Legislação aplicada neste manual: Abrange apenas os TOMADORES de serviço estabelecidos em São Paulo optantes pelo Simples Nacional. Os PRESTADORES de outras cidades deverão consultar seu contador para informarem-se como aplicar este manual à legislação de sua cidade. Os questionamentos poderão ser encaminhados de um contador para o outro, via e-mail, anexando a legislação da cidade de origem, em formato PDF, para análise e retorno do contador do TOMADOR.

1 – Emissão de NFS:

A – Cadastro do PRESTADOR: cada empresa PRESTADORA deverá fornecer uma cópia do cartão do CNPJ recente; uma consulta pública do Simples Nacional informando a qual regime pertence, se é MEI ou ME/EPP optante do Simples Nacional (As empresas de regime NORMAL estão dispensadas da consulta pública do Simples Nacional); e uma Ficha do CCM emitida no site da Prefeitura onde está estabelecida para descrever os códigos de ISS da empresa. Isso fará com que ao receber as NFS tanto o financeiro da empresa quanto a contabilidade possam confirmar se, o serviço descrito na NFS está correto e conciliado com CNPJ e Cadastro Municipal (CCM). O envio da documentação acima antes da emissão da primeira NFS evitará correções e/ou cancelamentos de NFS irregulares.

B – Data de emissão e vencimento: a NFS deve ser emitida por um prestador mensal até no máximo dia 25 de cada mês e vencer no mês seguinte (ser Faturado). Isto é importante para que a apuração dos impostos em relação ao serviço seja feita em tempo de evitar multas e encargos adicionais para o TOMADOR e, consequentemente, para o PRESTADOR do serviço. Quando a NFS é emitida no último dia do mês, não há tempo suficiente para o financeiro/administrativo da empresa realizar a verificação dos valores e enviar à Contabilidade o lote de NFS recebidas de todos os prestadores de serviços e um único e-mail.

C – Discriminação dos serviços: a melhor opção é descrever de forma clara e simples. Exemplo: “serviços prestados de informática” ou ainda “serviços prestados durante o mês julho”. Nesta questão é preciso lembrar que a Prefeitura de São Paulo não aceita que na discriminação conste que o serviço foi “prestado num mês anterior ao mês da emissão da NFS”, ou seja, a NFS deve ser emitida mensalmente. Não é possível emitir NFS referente a mês ou período anterior ao mês corrente. Uma opção permitida pela Prefeitura, que ficará a critério da empresa TOMADORA aceitar, seria que a empresa PRESTADORA emita NFS antecipadamente. Por exemplo: no dia 1º de cada mês a empresa PRESTADORA emite uma NFS indicando que prestará um serviço durante aquele mês ou mais meses à frente (desde que o contrato entre as partes permita isso) com o valor total do serviço já sendo abrangido nessa única NFS e que os pagamentos serão posteriores à emissão da NFS (faturado).

D – Condições de pagamento: O pagamento deve ser descrito no campo hábil da NFS nas opções: “pagamento à vista”, “Faturado via Boleto bancário” ou “Depósito em conta do PRESTADOR”. Ficará à critério da área financeira e jurídica do TOMADOR do serviço definir qual será a forma mais segura para pagamento da NFS, para provas futuras de pagamento dos serviços prestados por meio de NFS.

2 – RETENÇÕES DE IMPOSTOS

A – Retenção do ISS em São Paulo-SP: a Prefeitura de São Paulo exige que haja retenção de ISS de todo PRESTADOR estabelecido em outra cidade, exceto os casos previstos na legislação vigente no mês da emissão. Para não haver retenção obrigatória do ISS no município de São Paulo, o PRESTADOR deverá providenciar seu CPOM – Cadastro de Prestadores de Outros Municípios. Enquanto o PRESTADOR não possuir o cadastro o TOMADOR continuará a reter o ISS, se for obrigado. Para PRESTADORES estabelecidos no município de São Paulo não há necessidade de retenção do ISS, exceto nos casos previstos na legislação da época da emissão da NFS e se for relativa à área da construção civil ou co-relacionados.

B – Retenção PIS/COFINS/Contribuição Social (PCC): TOMADORES optantes pelo Simples Nacional (ME/EPP) estão dispensados da retenção dos impostos do grupo PIS/COFINS/Contribuição Social (PCC) do PRESTADOR que esteja no regime NORMAL.

C – Retenção IR sobre NFS: Apenas de empresa no regime NORMAL ou não optante do Simples Nacional.

As alíquotas para retenção do Imposto de Renda serão de 1,5% para os serviços listados nos arts. 714 e 718 do Decreto nº 9.580/18 ­Regulamento do Imposto de Renda (vide tópicos 4 e 6), e de 1% para os serviços listados no art. 716 do Decreto nº 9.580/99 Regulamento do Imposto de Renda.

Conforme dispõem o art. 785 do Decreto nº 9.580/18 ­ Regulamento do Imposto de Renda, o art. 67 da Lei nº 9.430/96 e o § 3º do art. 31da Lei nº 10.833/03, fica dispensada a retenção de imposto de renda, de valor igual ou inferior a R$ 10,00, incidente na fonte sobre rendimentos que devam integrar a base de cálculo do imposto devido pelas pessoas jurídicas tributadas. (tributação NORMAL).